《領収書整理》フリーランス時代からの《ファイル》ラベリングまとめ方

2019/01/27 (日曜日)実証!便利&ノウハウ系

運営者ライターkatori
運営者ライターkatori

個人で仕事をしている中で大変な事の1つに「経理」があります。税理士さんに全部お任せ!の人はそれでOKですが、少しでも節約して自分である程度の所までは整理したい人も多いはず。

今回私がフリーランス時代から行っている「領収書」や関連書類のまとめ方を簡略ではございますがご紹介したいと思います。





フリーランスでも法人でも領収書の整理方法は同じ。

まず。2019年現在、私が愛用しているファイリング用の品は無印良品のクリアホルダー「A4・40ポケット」タイプです。(¥500くらい)

差し込みは上から入れるタイプで、ポケットの数は過去の経験から20ポケットだと少なすぎ、無理に入れ込むのでファイルがパンパンに。逆に60だと多すぎて幅も取るので、自分の場合は40ポケットで落ち着いています。ちなみに整理方法はフリーランスでも法人でも基本同じですので、応用が可能です。


書類ファイル・ラベリングの仕分け。

自分の場合、法人決算を個人事業主と同じ12月としているので、フリーランス時代と同じ仕様のまま1月〜12月までの「領収書用の月分けラベリング」、そして領収書以外の書類を入れる+αとして「カテゴリー分けラベリング」として振分してます。

カテゴリー分けラベリング名称は自由に決めてOKですが、基本「勘定科目」での振分はしません。(”接待交際費”、”書籍代”など)このカテゴリー分けはあくまで「勘定科目”以外”」の書類等をまとめる用として使用します。

<ポイント>
1~12月までの月分けラベリングはファイル1Pごとに区切り使用しますが、「カテゴリー分けラベリング」は3Pごとで(間隔を開けて)区切りして使用してます。例えば「外注請求書」のファイルが1P分しかないと、場合よっては1P内に1年分が入ってくるのでゴワゴワしてきます。なので余裕を見て3P程度確保してあれば、適度にページを切替でき結果ゴワつかずに綺麗に管理保管しておけます。


領収書:月分けのルールとその内容

例)2018年1月の場合。日々の領収書をA4の紙に同じ勘定科目はホチキスで1つにまとめ、のり付けして貼ります。

綺麗に貼るコツは左上から裏に詰めて貼っていくのと、長い領収書(レシート)は上段に貼る事です。下段に行っても別に見える位置に貼らなくても良いので(めくれば見れる感じでOK)隙間を埋める感覚で貼っていけばOKです。

たまにネットで「綺麗に貼らなくてOK」とか書いてありますが、自分は性格的にもそうなのですが、やはり綺麗に貼っておいた方が良いと思っています。


必須な「カテゴリー分けラベリング」

自由に決めてOKなカテゴリーラベリングですが、いくつか必須なカテゴリーがあります。自分の場合は「通知書類」です。役所や税務署から「住民税通知、支払い確定通知、他」多数の通知書類が結構くるので、それらはここに収めてます。

もう1つ必須なのは「控除額」です。保険料控除、住宅ローン控除、などなど年末調整で提出する為の書類関連を収めています。

あとは「社会保険料」(フリーランス時代なら国民年金保険料)の支払い書などを納めるカテゴリーだったりも必須ですね。

それ以外に「マルチ」にファイル保管できるカテゴリーもあると安心なので、自分の場合は「その他」も用意しておき、後はファイル数が許す限り自由に設定して良いと思います。

一番裏面には弥生会計他、年間契約書類をまとめてます。


1年間での領収書関連ファイル厚み参考例。

左:2018年(1月〜12月)年間分の領収書関連ファイル厚み。右は2019年1月〜としてこれから使用するファイル。


整理は月1でOK!まずは日々ポケットに放込む!

ファイルの貼り付けや弥生会計への入力は毎月1回でやってます。昔は領収書をもらった時は都度入力していたのですが、さすがに日々本業が忙しくなるにつれ、月1回集中して一気に整理する方が逆に効率が良いので月1に変更しました。

但しその前提として、このファイリング方法を最大限に活用し当月分の領収書を、その月のポケットにまずは放り込んでおくと言うルールとしています。

もしこれが「勘定科目ごと」の分け方だと、ページをまたぎ個別に探って出し入れして・・と大変面倒です。

以上!簡略ではありましたが、フリーランス時代からの《領収書》月別整理保管方法+α!のご紹介記事でした。

<おまけ>
会計ソフトの記帳も含め、ここまで「ファイル管理のまとめ」が出来ていると、税理士さんへの支払い報酬もかなり安く済みますのでオススメです^^

この記事が1人でも多くの方の役に立ちますように。

<完>


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Posted by KATORI